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Wie der Name vermuten lässt, wird unter Employee Self Service Software verstanden, mit der Mitarbeiter sich um Dinge wie das Ändern von Bank- und Kontaktinformationen kümmern können, ohne jemanden in der Personalabteilung zu kontaktieren. Sie können häufig auf die Gehaltsabrechnung und persönliche Daten zugreifen und in einigen Fällen auch Urlaubsanträge stellen.

Wenn Sie der Meinung sind, dass Ihr kleines Unternehmen ohne Umweg über die Self-Service-Software von Mitarbeitern hinwegkommt, denken Sie noch einmal darüber nach.

Gartner prognostiziert, dass bis zum Jahr 2020 85% der Kundeninteraktionen keinen Menschen betreffen werden. Diese Automatisierungswelle umfasst bereits Self-Service-Portale für Mitarbeiter.

Hier erfahren Sie, was kleine Unternehmen über diese kostensparende Technologie wissen müssen.

Employee Self-Service ist ein aufkommender Trend für kleine Unternehmen, die ihre Personalabteilung rationalisieren oder ausscheiden möchten. Über die bereits erwähnten Funktionen hinaus können einige dieser Portale es den Mitarbeitern ermöglichen, ihre W-4-Daten sowie die Informationen zur direkten Hinterlegung zu ändern. Es gibt eine Vielzahl weiterer Optionen, z. B. Informationen zu Vorteilen.

Employee Self Service-Tipps

Benutzerfreundlichkeit

In einem dieser Portale müssen viele Informationen vorhanden sein, die jedoch leicht lesbar und verständlich sein müssen. Die Navigation ist ein sehr wichtiger Aspekt. Beginnen Sie mit der Planung des Portals mit der Navigationsleiste auf der Zielseite. Dies ist der Startpunkt für Ihre Mitarbeiter.

Da sie wahrscheinlich mit Websites vertraut sind, sollten Sie Ihre Navigationsleiste an die Stelle setzen, an der sie erwartet werden. Betrachten Sie eine Dropdown-Funktion von dort, um das Durcheinander zu reduzieren. Denken Sie daran, dass Sie die Website nicht mit vielen Informationen durcheinander bringen müssen, die Ihre Mitarbeiter einfach abschrecken würden.

Mit diesen Dropdown-Menüs können Sie Ordner hinter der Zielseite ausblenden. Wenn Sie beispielsweise auf die Registerkarte "Benefits" klicken, können Sie das Dropdown-Menü aufrufen, um die Mitarbeiter zu den Ordnern / Seiten der zahnmedizinischen oder Brillengläser zu führen.

Es gibt eine Vielzahl weiterer Funktionen, die Sie als Ausgangspunkt betrachten müssen und die Sie durch alle Ihre Entscheidungen ziehen sollten.

Andere Eigenschaften

Eine der anderen Funktionen, die Sie für ein Self-Service-Portal für Mitarbeiter berücksichtigen müssen, ist die Konformität. Es ist eine gute Idee, zumindest einen Teil der Website für Mitarbeiterhandbücher und -werkzeuge zu reservieren, wo sie Diskriminierung oder Diebstahl melden können.

Wenn Sie Mitarbeiterdateien online aufbewahren, wo Sie sie rund um die Uhr sehen können, möchten Sie wahrscheinlich einen ernsthaften Blick darauf werfen.

Die Software auswählen

Die Auswahl der richtigen Software für Ihr kleines Unternehmen hängt von der Auswahl verschiedener Optionen ab. Einige, wie EmpXTrack, erheben pro Monat eine Gebühr.

Andere Modelle wie Zoho People berechnen pro Benutzer und Monat. Die andere Option ist für größere kleine Unternehmen oder mittelständische Unternehmen. Normalerweise gibt es hier eine einmalige Zahlung mit einigen abgestuften Optionen, die Sie sortieren müssen.

Fertig machen

Wie alles andere, wenn Sie von Papier zu digitalen Datensätzen wechseln, sollten Sie eine Strategie planen, wenn Sie sich für die Einrichtung eines dieser Self-Service-Portale für Mitarbeiter entschieden haben. Sie sollten ein Konto für jeden einzelnen Mitarbeiter erstellen und ihm die Anmeldeinformationen geben. Sagen Sie ihnen, sie sollen hineingehen und nachsehen, was sich dort befindet, sobald Sie die Software in Betrieb genommen haben, und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

Sie müssen Ihre Mitarbeiter durch den gesamten Prozess führen. Ein Teammeeting ist eine gute Idee. Erläutern Sie, was im Portal möglich ist und was nicht. Es ist auch wichtig, alle Fragen zu beantworten, die sie haben könnten.

Die Vorteile

Die Digitalisierung der Mitarbeitererfahrung auf diese Weise bietet einige Vorteile. Wenn Sie sich mit einem Softwareprogramm anmelden, das über eine Option für mobile Apps verfügt, kann jeder in Ihrem Unternehmen die benötigten Informationen unterwegs organisieren.

Diese Softwareoption erleichtert es den Personalmitarbeitern auch, die alltäglichen administrativen Teile ihrer Arbeit zu überspringen und sich auf andere Dinge zu konzentrieren, z. B. die Aufnahme neuer Mitarbeiter.

Die Nachteile

Bevor Sie sich für eine dieser Self-Service-Plattformen für Mitarbeiter entscheiden, sollten Sie die Nachteile beachten. Zum Beispiel können Fehler auftauchen, wenn niemand überwacht, wie die Daten eingegeben werden und wie genau sie sind.

Im Vorfeld fallen einige Kosten an, wie beispielsweise die Erhöhung der Cyber-Sicherheit. Wenn die persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter gefährdet sind, kann dies dazu führen, dass Ihr kleines Unternehmen rechtlich verantwortlich ist, so dass Sie diese Funktion nicht beeinträchtigen können.


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