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Wenn sich kleine Unternehmen verändern und wachsen, wird die Fähigkeit, schnell nach oben oder unten zu skalieren, zur Notwendigkeit. Wenn Sie zum Beispiel neue Mitarbeiter hinzufügen, muss das Unternehmen sein Telefonsystem an den Bedarf nach mehr Leitungen anpassen.

Dies ist bei herkömmlichen Telefonanlagen vor Ort schwieriger zu bewerkstelligen, da höhere Einrichtungs- und Wartungskosten, Hardware vor Ort und die Unterstützung der IT-Unterstützung erforderlich sind. Ein Cloud-basiertes Telefonsystem hingegen würde es kleinen Unternehmen ermöglichen, Kommunikationsdienste auf weniger kostenintensive, straffere und agilere Weise zu verwalten.

Die folgenden Punkte aus einem E-Mail-Austausch zwischen und Aaron Charlesworth, Vice President of Product Marketing bei Vonage, erläutern die Vorteile, die kleine Unternehmen durch den Wechsel von herkömmlichen PBX-Systemen zu Cloud-basierter VoIP-Technologie erzielen können.

Vorteile eines Cloud-basierten Telefonsystems

1. Vollintegriertes Kommunikationssystem

Ein Bericht des Forschungsunternehmens Gartner weist darauf hin, dass die Integration der Kommunikation eines Unternehmens in seine alltäglichen Anwendungen für Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe die Effizienz erhöht.

Business-Tools, die in der Cloud eingesetzt werden, sind einfach bereitzustellen und ermöglichen es den Mitarbeitern, in Verbindung zu bleiben, unabhängig davon, ob sie im Büro oder unterwegs sind. Auf diese Weise bietet die Cloud eine konsistente Geschäftspräsenz und trägt durch nahtlosen Zugang zu CRM-Tools, E-Mail, Instant Messaging, Sprach- und Videokonferenzen zur Steigerung der Produktivität bei.

2. Kontrolle über die Kommunikationsmodi

Ein Cloud-System lässt die Unternehmen auf den Fahrersitz fallen, sodass sie auswählen können, welche Funktionen sie benötigen, und sie können sie einfach ein- oder ausschalten.

Darüber hinaus bieten Cloud-Lösungen den Mitarbeitern jederzeit und überall Zugriff auf alle Anruffunktionen über ein Smartphone, Tischtelefon oder Softphone. Darüber hinaus können sie in Echtzeit auf ihre kritische Unternehmenssoftware zugreifen.

3. Top-Business-Funktionen

Ein Cloud-basiertes Telefonsystem würde kleinen Unternehmen Zugriff auf die Arten von Netzwerkanwendungen geben, die normalerweise in größeren Unternehmen zu finden sind. Dazu gehören Funktionen wie ein virtueller Assistent, ein automatischer Anrufbeantworter, ein Anruf verpassen oder Call Center-Lösungen.

4. Mobilität und Benutzerfreundlichkeit

Der Arbeitsplatz von heute ist zunehmend mobil, und vor allem kleine Unternehmen müssen in der Lage sein, von mehreren Standorten aus zu arbeiten.

Mit einem Cloud-basierten System haben Mitarbeiter in kleinen Unternehmen Zugriff auf Funktionen, mit denen sie sich von überall aus anmelden können, sodass sie von unterwegs aus erreichbar sind, wodurch die Mitarbeiter, die mit dem Kunden in Kontakt treten und Einnahmen erzielen, mehr Kontrolle über ihre Produktivität haben.

5. Zeitmanagement und Effizienz

Über webbasierte Kundenportale können IT-Mitarbeiter ihr System effizienter verwalten. Durch den vollständigen Zugriff auf das System und das Konto eines Kunden können die Kunden Einsicht in die Installation, die Service-Konfiguration, Trouble-Tickets, Schulungen, Abrechnungen und Anrufanalysen erhalten und so weniger Ressourcen für das Projektmanagement aufwenden.

Darüber hinaus können Cloud-Lösungen problemlos in andere Cloud-basierte Anwendungen integriert werden, sodass mobile Mitarbeiter auf alle Funktionen und Funktionen zugreifen können, die sie benötigen, um genauso effizient zu arbeiten, als wären sie im Büro.

6. Flexibilität zum Vergrößern (und Abwärtsskalieren)

Mit dem Wachstum eines Unternehmens steigt auch die Notwendigkeit, neue Mitarbeiter einzustellen, neue Büros zu eröffnen und neue Kunden zu gewinnen. Dies erfordert ein Kommunikationssystem, das je nach Bedarf skaliert werden kann.

Mit einem Cloud-basierten Telefonsystem können Unternehmen so viele Nebenstellen hinzufügen, wie sie für ein erhöhtes Anrufvolumen benötigen, oder sie können bei Bedarf einfach diese zusätzlichen Nebenstellen deaktivieren. Im Gegensatz zu herkömmlichen Systemen zahlen Unternehmen nur für die benötigten Erweiterungen, solange sie benötigt werden.

7. Geschäftskontinuität

Durch das Arbeiten mit einem Telefonsystem „in der Cloud“ können Unternehmen unabhängig von der Umgebung mit ihren Kunden verbunden bleiben. Ein Cloud-basiertes Kommunikationssystem wird wahrscheinlich nicht von äußeren Faktoren wie Unwetter oder anderen Problemen beeinflusst, die die Mitarbeiter daran hindern könnten, ins Büro zu gelangen.

Mit einem Cloud-basierten System können Unternehmen eine konsistente Präsenz beibehalten und auf die erforderlichen Tools zugreifen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

8. Verbesserter Kundenservice

Mit der Funktion Virtual Receptionist (VR) oder Auto Attendant können Unternehmen Anrufe an verschiedene Abteilungen weiterleiten und sogar Begrüßungen für eine bestimmte Abteilung erstellen.

Beispielsweise könnte ein Unternehmen im Voraus eine Feiertagsbegrüßung einrichten (über das Verwaltungsportal) und diese voreingestellt einstellen, um zu einem bestimmten Datum auf die Begrüßung ohne Feiertag zurückzukehren. Es könnte auch eine Wartemeldung für spezielle Werbeaktionen oder häufig gestellte Fragen hinzugefügt werden.

9. Neue Servicefunktionen leicht hinzugefügt

Während der Hauptsaison werden einige Unternehmen Premium-Anruffunktionen hinzufügen, um die Anrufannahme effizienter zu gestalten und das Personal zu maximieren. Anrufgruppen erlauben beispielsweise das Klingeln eingehender Anrufe an mehreren Nebenstellen.

Anrufwarteschlangen bieten Anrufern einen „dynamischen Wartesaal“, mit dem Unternehmen die Warteschleife anpassen und das Anrufvolumen besser verwalten können. Beide tragen dazu bei, Voicemails, entgangene Anrufe und Besetztzeichen zu reduzieren, und ermöglichen so vielen Anrufern den Service.

10. Kostenersparnis

Kosteneinsparungen sind ein weiterer Vorteil von Cloud-basierten Telefonsystemen. Der Umstieg der Telekommunikation von PBX-Plattformen auf die Cloud kann im Vergleich zu den monatlichen Serviceraten im Vergleich zu einem herkömmlichen System kostengünstiger sein, was die Kosten senkt und letztendlich die Rentabilität erhöht.

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