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Immer mehr Anbieter führen Cloud-Plattformen und Software-as-a-Service-Angebote (SaaS) ein, um Menschen online zusammenzubringen.

Lassen Sie sich jedoch nicht von Branchenbegriffen wie „Cloud-Plattformen“ und SaaS verwirren. Dies bedeutet lediglich, dass die Benutzer Softwareanwendungen verwenden, die webbasiert sind, um zusammenzuarbeiten.

Der Zweck dieser kollaborativen Softwaresysteme besteht darin, die Arbeitsumgebung zu simulieren, die wir seit dem ersten organisierten Büro hatten.

Denken Sie über die Arbeitsumgebung nach, die die Menschen seit dem organisierten Büro verwendet haben. Wir sehen es jetzt am besten in alten Filmen (oder in Episoden von Mad Men) - jeder Abteilung auf einer anderen Etage, Reihen von Sekretärinnen bei IBM Selectric-Schreibmaschinen, Führungsnachwuchs in Kabinen, Senioren in Büros.

In meinen früheren Tagen bei AT & T haben wir die Leute ständig umgestellt, so dass alle Mitglieder der National Account Teams nebeneinander saßen. Wir hängten sogar Teamschilder an die Decke. Die Besprechungen wurden zu einem bestimmten Zeitpunkt abgehalten, und um ein Dokument zu teilen, legte ich gerade einen Aktenordner auf den Schreibtisch eines Kollegen.

Heute hat sich das Arbeitsumfeld dramatisch verändert. Immer mehr Menschen arbeiten von zu Hause aus. Wir haben virtuelle Teams, mehr Berater und ausgelagerte Mitarbeiter. Steigende Gaspreise und wirtschaftliche Situationen machen das virtuelle Büro noch notwendiger.

Jeder hat eine andere Beschreibung des virtuellen Büros. Ich leite seit den 1980er Jahren virtuelle Unternehmen. Ich erinnere mich, dass ich begeistert war, ein MCI-E-Mail-Konto zu haben, und mir wurde klar, dass ich mich nicht mit Voicemail befassen muss, um mit Menschen zu kommunizieren.

Ich habe seitdem viel Erfahrung damit, was funktioniert und was nicht. Lassen Sie mich die Anforderungen teilen, die meiner Meinung nach Softwareanwendungen haben sollten, damit die Menschen im heutigen "virtuellen Büro" zusammenarbeiten können:

Einfachheit und Vertrautheit

Die Menschen widerstehen von Natur aus (manche sagen Hass) Veränderung. Die Oberfläche einer Softwareanwendung muss mit dem übereinstimmen, mit dem die Benutzer sehr vertraut sind. Es muss auch so intuitiv wie möglich sein.

Das mag einfach klingen, aber wenn Sie die Spieler im Collaboration-Bereich gerade jetzt betrachten, haben nur wenige dies sehr gut gemacht. Einige Softwareanwendungen sind so funktionell-fremd und schwer zu bedienen, dass Sie nach ein paar Versuchen, nur die Grundlagen herauszufinden, schnell aufgeben. Um die Kluft zu überwinden und auf dem Markt dominant zu werden, muss die Benutzererfahrung vertraut und einfach sein.

Präsenz / Chat

Ich fühle, dass „Präsenz“ und die Fähigkeit, sofort und direkt zu kommunizieren, der wichtigste Aspekt ist. Den Status aller zu kennen, mit denen Sie arbeiten, ist der Grundstein für ein erfolgreiches System.

Im älteren herkömmlichen Büromodell konnten wir über den Raum blicken oder uns über die Kabinenwand lehnen, um über das Wetter oder eine neue Produktveröffentlichung zu plaudern. Die Alternative heute ist Instant Chat oder Telefonkonferenzen. Durch Dienste wie VOIP oder kostenlose Telefonkonferenzen können Ad-hoc-Konferenzen schnell und einfach eingerichtet werden.

Dateikontrolle / -freigabe und Echtzeitzusammenarbeit

Im Mittelpunkt des Geschäfts stehen Dokumente und Akten. Sie sind sowohl ein Arbeitsprodukt als auch ein Arbeitsprozess. Angesichts der exponentiellen Zunahme von Beratern, Outsourcing und Partnergemeinschaften ist die Fähigkeit, bedeutende Ebenen der Dokumentautorität anzuwenden, eine der wichtigsten Anforderungen von heute.

In früheren Zeiten konnten Sie dies steuern, indem Sie nur bestimmte Seiten für bestimmte Empfänger fotokopieren oder die Verteilerliste einschränken. In einer guten kollaborativen Softwareanwendung können Sie heute mit wenigen Tastenanschlägen verschiedene Berechtigungsstufen zuweisen.

Fügen Sie einen detaillierten Prüfpfad für Sicherheit, Kontrolle, Bequemlichkeit und Forensik hinzu, und Sie haben die Zutaten für ein praktikables Dokumenten- und Dateiverwaltungssystem. Echtzeit-Collaboration- und Push-Technologie automatisiert die meisten dieser Verwaltungsaufgaben. Zusammengenommen machen diese Verwaltungstools die Notwendigkeit für E-Mail-Anhänge überflüssig - und eliminieren sie.

Ich habe schon früh den Widerstand der Menschen gegen Veränderungen erwähnt. Auf dem Markt gibt es viele potenziell leistungsstarke Lösungen für die Dokumentenkontrolle, Dateisicherung und Zusammenarbeit. Die Herausforderung, der sie alle gegenüberstehen, ist (1) einfach zu bedienen und (2) die Notwendigkeit von Verhaltensänderungen zu minimieren. Für die Massenanwendung müssen Sie die heutige Arbeitsweise nachahmen und so viele Funktionen wie möglich automatisieren - und nicht versuchen, ihre Arbeitsmuster radikal zu ändern.

Konferenzen

Konferenzen sind eine breite Kategorie - ich neige dazu, in Eimern darüber nachzudenken.

  • Show- und Tell-Events sind geplante Sitzungen mit einem bestimmten Moderator und einem Gruppenpublikum. Es gibt mittlerweile eine Reihe von Produkten auf dem Markt, die dies mit unterschiedlichen Preismodellen und Funktions- und Funktionsniveaus sehr gut bewältigen können, beispielsweise Webex.
  • Ich glaube, dass Ad-hoc-Sharing eine der nützlichsten Funktionen in der Welt der Zusammenarbeit ist. Die Möglichkeit, einen Bildschirm oder ein Arbeitsprodukt ohne Einrichtung sofort freizugeben, ist so nah wie möglich, sich „über die kubische Wand zu beugen“. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: (1) Produkte, die eine sofortige Bildschirmfreigabe ermöglichen (normalerweise) Einzelunterricht) oder (2) Produkte, die die gemeinsame Nutzung und Aktualisierung von Dokumenten in Echtzeit für mehrere Benutzer ermöglichen. Ich benutze beide umfassend und finde sie im „Virtual Office“ von unschätzbarem Wert.

Veränderung

Jede Generation, die den Arbeitsplatz betritt, bringt unterschiedliche Fähigkeiten und Vorurteile mit sich. Das erste echte Software-Unternehmen, für das ich arbeitete, hatte ein selbst entwickeltes E-Mail-System für Mainframes. Der Finanzvorstand würde seinen Verwaltungsassistenten veranlassen, Ausdrucke seiner E-Mails zu drucken. Er schrieb die Antworten von Hand, und sie musste diejenige sein, die seine Nachricht eingab und die Antwort-E-Mail sendete.

So lächerlich das jetzt klingt, in einem Jahrzehnt oder so. Die Idee, dass wir Softwareanwendungen und Dateien auf unserem lokalen PC aufbewahren, klingt genauso lächerlich.

In der Zwischenzeit brauchen wir eine hybride Lösung für unsere Arbeitsgewohnheiten. Beschleunigen Sie die Nutzung der Cloud für Anwendungen und Daten, geben Sie den Mitarbeitern jedoch die Möglichkeit, von ihren Desktops aus zu arbeiten.

Wenn Sie die Online-Arbeit einfacher und komfortabler machen, wird der herkömmliche Desktop so funktional wie Ihre Mandeln - immer noch da, aber nicht erforderlich.

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Über den Autor: George Langan ist der CEO der eXpresso Corporation, einem kollaborativen Softwaredienst. George bringt weitreichende Erfahrung bei der Führung von Software-Unternehmen mit. Sein Blog ist zu finden unter: //blog.expressocorp.com.


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