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Der heilige Gral des Projektmanagements: Zeit und Geld sparen und trotzdem ein großartiges, qualitativ hochwertiges Projekt realisieren. Es ist ein Ziel, das jedes Unternehmen erreichen möchte, aber viele tun es aus vielen Gründen nicht. Egal, ob es an Ressourcen mangelt, an Budget oder an Wissen fehlt: Unternehmen lassen zu, dass Projekte völlig außer Kontrolle geraten, was den Umfang, das Budget oder eine der vielen anderen Möglichkeiten anbelangt, in denen Projekte häufig aus den Fugen geraten.

Wie häufig ist das Problem der außer Kontrolle geratenen Projekte, und was ist der Schlüssel, um dies zu verhindern?

Wie aus einem Projekt ein Albatros wird

Vor einigen Jahren hat die Abteilung für europäische Dienstleistungsstrategie eine Studie durchgeführt, um zu ermitteln, wie viele Projekte das Budget überschritten haben und was die Unternehmen langfristig gekostet haben. Ihre Ergebnisse waren extremer als vorhergesagt:

  • Gesamtwert der Aufträge - 47, 65 Milliarden US-Dollar.
  • Die Kostenüberschreitungen beliefen sich auf 14, 54 Milliarden Dollar.
  • Bei 57% der Gesamtverträge (105) kam es zu Kostenüberschreitungen.
  • 33% der gesamten Verträge (105) hatten erhebliche Verzögerungen.
  • 30% der gesamten Verträge (105) wurden gekündigt.

Eine ähnliche, von Harvard Business Review veröffentlichte Studie, bei der insgesamt 1.471 IT-Projekte analysiert wurden, ergab, dass die durchschnittliche Überschreitung 27% betrug. Während dies allein schon beachtlich ist, stellte die Studie fest, dass jedes sechste Projekt im Durchschnitt um 200% und das Budget um fast 70% überschritten wurde.

Was war die Ursache für diese Probleme? Die HBR-Studie ergab, dass eine Reihe von Faktoren dafür verantwortlich waren. Aber viele von ihnen waren auf schlechte Planung und mangelnde Informationen zurückzuführen. Einige Unternehmen haben die Kosten und den Zeitaufwand für ein bestimmtes Projekt stark unterschätzt. Andere machten sich ihren eigenen Marketing-Hype zu Eigen, indem sie die Sache zu stark vereinfachten und ihre eigenen Fähigkeiten überschätzten.

Das glückliche Medium finden

Es ist selbstverständlich, dass eine korrekte Projektplanung ein Muss ist. Aber was heißt das genau?

Hohe Ziele mögen sich in der Vorschlagsphase gut anhören, können sich jedoch im Laufe des Projekts verheerend auswirken. Je größer und länger das Projekt ist, desto mehr Raum gibt es für zu hohe Ziele, die verfehlt werden müssen, und das Projekt überschreitet seine Budget- und Zeitbeschränkungen.

Aber selbst bei bester Planung treten unvorhergesehene Dinge auf. Dies kann von einer vom Kunden gewünschten Änderung des Umfangs bis zu unvorhergesehenen Änderungen des Marktes, die eine Anpassung erfordern, sein.

Eine der besten Möglichkeiten, um Projektkosten und unzureichende Budgetplanung zu reduzieren, besteht darin, die Zeit und die Kosten pro Projekt für die beteiligten Mitarbeiter aufzuzeichnen. Auf diese Weise erhalten Projektmanager eine genauere Abschätzung des Projektumfangs und des Zeitaufwandes für das Projekt sowie der tatsächlichen Ausgaben für das Projekt. Die Nachverfolgungszeit kann auch Aufschluss darüber geben, welche Mitarbeiter möglicherweise einen kleinen Anstoß oder mehr Anleitung benötigen, um das Projekt mit Können zu beenden.

Meistens überschreitet ein Projekt seine Ziele früher als später. Leider folgen viele Projektmanager blind dem beschriebenen Kurs und führen nur sehr wenige Analysen durch, um sicherzustellen, dass die Zwischenziele mit den Budget- und Zeitplänen übereinstimmen. Wenn Sie 10% der Projektziele erreicht haben, aber 15% des Budgets verbraucht haben, besteht kein Grund zu der Annahme, dass sich der Trend ändern wird, ohne dass es zu Interventionen kommt und Anpassungen vorgenommen werden. Ohne Anpassungen können Sie davon ausgehen, dass das Projekt bei 20% der Arbeit 30% des Budgets und so weiter verbraucht hat. Bei dieser Rate hat das Projekt zum Zeitpunkt der Fertigstellung 150% des zugeteilten Budgets gekostet.

Einige zu beachtende Richtlinien

Bei jedem Projekt ist es wichtig, Meilensteine ​​gesetzt zu haben, um den erzielten Fortschritt zu bewerten und zu sehen, wie dieser Fortschritt mit den Parametern und Zielen des Projekts übereinstimmt. Je früher dies geschieht, desto eher werden potenzielle Probleme entdeckt und es können Anpassungen vorgenommen werden, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Vergessen Sie nicht, mit den Mitarbeitern des Projekts regelmäßig in Kontakt zu bleiben, falls sie auch während der Meilensteine ​​ein wenig Klarstellung benötigen. Dies hält das Projekt nicht nur auf Kurs, sondern fügt auch den Bemühungen der Gruppe einen Zusammenhalt hinzu.

Mit einer guten Planung und sorgfältiger Umsetzung kann Ihr Unternehmen vermeiden, eine unglückliche Statistik zu sein, und das Ziel erreichen, Zeit und Geld zu sparen, während Sie ein Qualitätsprodukt oder eine qualitativ hochwertige Dienstleistung anbieten.

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