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Vor einigen Wochen begann eine Frau in der LinkedIn-Gruppe Small Biz Nation eine Diskussion über Zeitmanagementstrategien. Sie sagte, dass sie am nächsten Morgen ihre E-Mail öffnet. Ich erwähnte, dass eine einmalige Verwaltungsstrategie darin besteht, Ihre E-Mails nur zweimal am Tag zu überprüfen. Mir ist aufgefallen, dass ich viel mehr erledigen kann, wenn ich wesentliche Aufgaben erledige, bevor ich meine E-Mail öffne oder mein Telefon abrufe.

Nun, die Antworten waren interessant. Einige der Befragten sprachen darüber, wie wichtig es ist, E-Mails häufig zu überprüfen. Sie müssen auf ihre Kunden eingehen; Sie müssen sicher sein, dass sie so schnell wie möglich wissen, wann jemand etwas braucht. Das hat mich zum Nachdenken gebracht. Ist dieses Gefühl der Dringlichkeit gut platziert?

Als ich Druckerzubehör verkaufte, arbeitete ich für eine großartige Firma. Sie hatten ein wunderbares Produkt und einen hervorragenden Kundenservice. Eine ihrer Richtlinien bestand darin, Druckpatronen im Notfall zu liefern, wenn ein Kunde anrief, dass der Toner leer sei. Aufgrund dieser Richtlinie könnte fast jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit in der ganzen Stadt fahren, um das Produkt sofort vor den Kunden zu bringen. Es nahm die Menschen von ihren Aufgaben weg, kostete zusätzliches Geld für die Laufleistung und war nicht gerade die effektivste Verwendung der Zeit.

Eines Tages fügte eine Kundendienstmitarbeiterin eine Frage zu ihrem Prozess hinzu, die die Reihenfolge der "Notfälle" für immer veränderte. Die Frage? „Ist morgen gut oder brauchen Sie es früher?“ Sie wissen, was passiert ist? Sie fand heraus, dass die große Mehrheit der Menschen bis zum nächsten Tag warten konnte, um ihre Patrone zu bekommen. Das bedeutete, dass es auf dem regulären Liefertermin stehen konnte. Jetzt hatte das Unternehmen keine Angestellten, die den ganzen Tag durch die ganze Stadt fuhren. jetzt arbeiteten sie effizienter. Diese Dringlichkeit der Firma war falsch. Sie hatten es sich selbst auferlegt. Es waren nicht die Kunden. es waren sie.

Ein falsches Gefühl der Dringlichkeit kann uns davon abhalten, unsere Energie zur richtigen Zeit in die richtigen Dinge zu stecken. Das Gefühl der Dringlichkeit ist oft falsch und wirkt gegen uns. Was macht also am meisten Sinn für Ihr Unternehmen?

Möglicherweise befinden Sie sich in einer Branche, in der Sie ständig auf Ihr Telefon und Ihre E-Mails zugreifen müssen. Andererseits denken Sie vielleicht nur , dass Sie diesen Zugang benötigen. Stellen Sie sich diese Fragen:

  1. Wo verbringe ich meine Zeit am besten?
  2. Wie oft empfange ich zeitkritische E-Mails oder telefonische Nachrichten?
  3. Was würde passieren, wenn ich meinen Tag mit einer Aufgabenliste beginnen würde, anstatt E-Mails oder das Telefon abzufragen?

Lassen Sie uns diese nacheinander durchgehen.

1. Wo verbringe ich meine Zeit am besten?

Dies ist die erste Frage, die Sie sich stellen müssen. Ich behaupte, dies ist die Wurzel des Problems. Wenn Sie festlegen, wo Ihre Zeit am besten verbracht wird, wird auch angezeigt, wo Sie Ihre Zeit nicht verbringen sollten . Ein weiterer Vorteil: Priorisieren Sie Ihre Zeit. Wenn wir glauben, dass das Überprüfen unserer E-Mails und Voicemails das Wichtigste ist, was wir tun können, haben wir uns entschlossen, hier unsere Zeit am besten zu verbringen.

2. Wie oft erhalte ich zeitkritische E-Mails oder telefonische Nachrichten?

Dies ist dein Reality-Check. Es ist leicht, sich von der Dringlichkeit unserer Kommunikation zu überzeugen. Manchmal fühlen wir uns sogar unwohl, wenn wir uns außerhalb der Reichweite befinden. Warst du jemals irgendwo ohne Handy-Service? Erinnern Sie sich, wie sich das anfühlte? Die eigentliche Frage ist: Ist das Unbehagen wirklich oder selbst auferlegt?

Wenn Sie eine schnelle Dosis Realität erhalten, können Sie feststellen, wie Sie mit Ihrer E-Mail und Ihrer Voicemail umgehen sollten. Wenn Sie wirklich keine dringenden Mitteilungen erhalten, werden Sie sich besser fühlen, wenn Sie Ihre E-Mail geschlossen halten, bis Sie einige wichtige Aufgaben erledigt haben.

3. Was würde passieren, wenn ich meinen Tag mit einer Aufgabenliste beginnen würde, anstatt E-Mails oder telefonische Nachrichten abzurufen?

Ah, hier trifft der Gummi auf die Straße. Können Sie sich vorstellen, wie ein Tag aussehen würde, wenn Sie Ihre E-Mail nicht bis 10:30 Uhr oder später öffnen würden? Wären Sie mehr oder weniger produktiv? Würden Sie etwas Wichtiges vermissen? Würden Sie die Bedürfnisse Ihres Kunden mehr oder weniger effektiv erfüllen?

Ich behaupte, dass wir die Situation objektiv und ehrlich einschätzen können, wenn wir uns diese Fragen stellen. Dieser Prozess kann uns helfen, effektivere Entscheidungen für unser Geschäft zu treffen. Wenn wir uns in eine Gewohnheit begeben und dann ein Glaubenssystem um diese Gewohnheit herum aufbauen, geraten wir in Schwierigkeiten. Wenn Sie sich fragen, welche Zeitmanagement-Taktiken ich implementieren kann, wissen Sie bereits, dass Sie nicht das erreichen, was Sie sein sollten. Um zu bestimmen, welche Zeitmanagement-Taktiken anzuwenden sind, müssen Sie zunächst wissen, wie sich Ihre Verhaltensmuster verhalten und ob sie auf einer falschen Dringlichkeit basieren.


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