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In den USA gibt es mittlerweile mehr als 11.000 Umsatzsteuergesetze

Die Befolgung dieser komplexen Gerichtsmatrix, die jeweils eigene Sätze, Vorschriften und Formulare enthält, kann für kleinere E-Commerce-Unternehmen ein Alptraum sein.

Um Online-Einzelhändler auf die wichtigsten Aspekte aufmerksam zu machen, führte sie ein exklusives telefonisches Gespräch mit Chris Livingston, Director Operations and Product Management bei VertexSMB, einem Unternehmen, das Steuerautomatisierungssoftware für den Verkauf und die Verwendung von Steuerungen für kleine und mittlere Unternehmen anbietet .

Livingston skizzierte die folgenden neun Überlegungen in dieser Checkliste zur Einhaltung der Verkaufsrichtlinien:

Checkliste zur Umsatzsteuer-Compliance

1. Kenne deinen Nexus

Der wichtigste Compliance-Faktor ist das Wissen über Ihren „Nexus“.

Nexus definiert

Nexus - auch als „ausreichende physische Präsenz“ bezeichnet - ist der Begriff, mit dem festgestellt wird, ob ein Unternehmen, das Produkte in einem anderen Staat verkauft, in diesem Staat für die Erhebung von Umsatz- oder Nutzungssteuern verantwortlich ist.

Nexus ist erforderlich, bevor eine Gerichtsbarkeit einem Unternehmen Steuern auferlegen kann. Daher ist es wichtig, dass E-Commerce-Unternehmen die Bundesstaaten kennen, in denen sie über ausreichende physische Präsenz verfügen.

Die Feststellung, wo ein Nexus besteht, kann schwierig sein, aber die Nichteinhaltung der Vorschriften kann kostspielig sein, und zwar in Form von Prüfungen, Strafen und Zinsen.

Was ist "körperliche Präsenz"?

Die physische Präsenz, die Nexus erfordert, kann Dinge umfassen, wie z. B. Büroräume, Mitarbeiter, ein Lager, verbundene Unternehmen, Inventar oder Drop-Shipping von einem Drittanbieter in einem anderen Bundesstaat. In einigen Gerichtsbarkeiten könnte sogar eine Werbetafel an der Autobahn einen Nexus darstellen, sagte Livingston.

"In den Tagen vor dem E-Commerce war das Wissen um Ihren Nexus einfach und unkompliziert", sagte er. „Sie besaßen ein lokales stationäres Geschäft, in dem Kunden Produkte kauften und die Umsatzsteuer entrichteten. Jetzt müssen Sie überlegen, wo sich Ihre Werbetafeln befinden, wo sich Ihre Vertriebsmitarbeiter befinden und wo Sie ein Inventar haben. “

Click-through und Affiliate Nexus

Mit dem Beginn des E-Commerce haben viele Staaten das Gesetz „Click-through-Nexus“ und „Affiliate-Nexus“ verabschiedet, um Steuern auf Verkäufe von Online-Händlern zu erheben.

Laut einem Artikel auf der Website des Sales Tax Institute ist das Gesetz über Click-through-Nexus in der Regel erforderlich, dass ein entfernter Verkäufer „eine Mindestverkaufsschwelle in dem betreffenden Staat erfüllt, die sich aus den Aktivitäten eines inländischen Überweisungsagenten ergibt.“ Der Verkäufer muss „ Provisionszahlungen an den inländischen Staat für alle Bestellungen, die als Ergebnis der Click-Through-Verweisung von der Website des Inhabers erfolgen. “

Die Nexus-Gesetzgebung für ein Tochterunternehmen verlangt in der Regel, dass ein entfernter Einzelhändler ein erhebliches Interesse an einem inländischen Einzelhändler hat oder sich in dessen Besitz befindet und der Einzelhändler dieselbe oder eine im Wesentlichen ähnliche Produktlinie unter demselben oder einem ähnlichen Geschäftsnamen verkauft Artikel sagte.

2. Erhalten Sie Umsatzsteuer- und Geschäftslizenzen

Sobald Verkäufer eine Verbindung hergestellt haben, müssen sie Umsatzsteuer und Geschäftslizenzen erhalten.

"In fast jedem Bundesstaat müssen Einzelhändler sich registrieren lassen oder eine Erlaubnis erhalten, Umsatzsteuer zu erheben", sagte Livingston. "Wenn Verkäufer entscheiden, dass ihr Geschäft einen Nexus in einem bestimmten Bundesstaat hat, müssen sie sich registrieren, um die Umsatzsteuer für diesen Bundesstaat zu erheben."

Laut Livingston hat jede Gerichtsbarkeit ihre eigene Methode, um Lizenzen zu erhalten.

"Händler müssen verschiedene Formulare bei den verschiedenen Gerichtsbarkeiten einreichen", sagte er. „Einige erfordern einen Fingerabdruck, während andere beispielsweise die Sozialversicherungsnummer des Verkäufers verwenden. Da einige Lizenzen verlängerbar sind, müssen die Händler auch bei Verlängerungszeiten auf dem Laufenden bleiben. “

3. Kennen Sie die Steuersätze

Um eine Über- oder Untererhebung der Umsatzsteuer zu vermeiden, müssen E-Commerce-Unternehmen die korrekten Steuersätze in den Bundesländern und Rechtsgebieten kennen, in denen sie miteinander verbunden sind.

Einige Staaten werden so detailliert, dass sich die Rate fast auf Straßenniveau ändert, sagte Livingston.

Er erwähnte ein Beispiel eines Unternehmens, das Laderampen in zwei separaten Straßen auf verschiedenen Seiten des Gebäudes hatte, die jeweils unterschiedliche Steuersätze hatten.

"Das Unternehmen musste ständig darauf achten, welche Dock-Ware entladen wurde", sagte er.

4. Verstehen Sie die Regeln zur Produktbeständigkeit

Die meisten verkauften Artikel gelten als materielles persönliches Eigentum (TPP) und werden mit dem normalen Umsatzsteuersatz besteuert. Das ist jedoch nicht immer der Fall, sagte Livingston.

"Die Dinge können sich ändern, wenn Sie sich mit der Produktbesteuerung befassen", sagte er. „Es gibt beispielsweise spezielle Regeln für schwere Maschinen. In einigen Rechtsordnungen wird es als TPP betrachtet, in anderen Ländern kann es jedoch je nach Verwendung freigestellt sein oder zu einem anderen Satz besteuert werden. “

Livingston wies auch darauf hin, dass „Software as a Service“ (SaaS) eigentlich als Dienstleistung für steuerliche Zwecke angesehen wird und je nach Standort der Dienstleistungen unterschiedliche steuerliche Konsequenzen haben kann.

5. Erkennen Sie den Unterschied zwischen Ursprung Vs. Ziel

Bei Transaktionen zwischen Ländern (innerhalb eines Staates) gibt es zwei Arten von Ländern: Herkunft und Ziel.

Laut Angaben von Livingston wird in einigen Bundesstaaten eine Steuer erhoben, die sich auf den Ursprungsort des Produkts bezieht, während andere auf ihren Bestimmungsort abzielen.

"Staaten wie Pennsylvania, Arizona und New Mexico erheben eine Steuer nach Herkunft", sagte er. „Zum Beispiel wird ein Verkauf, der in Tempe (AZ) für ein Produkt nach Scottsdale gesendet wird, mit dem Tempe-Steuersatz besteuert. Andere Staaten wie New Jersey und Louisiana legen den Steuersatz fest, je nachdem, wo die Rechnung landet. Es ist auch nicht auf der ganzen Linie. ”

6. Verwalten Sie Ausnahmezertifikate

Verkäufer können einem Käufer Freistellungszertifikate aus verschiedenen Gründen ausstellen, darunter Wiederverkauf, 501c3-Status, im Herstellungsprozess verwendete oder in der Landwirtschaft verwendete Produkte.

"Der Verkäufer muss dieses Zertifikat beantragen und aufbewahren, um den Grund dafür zu belegen, dass eine Transaktion nicht besteuert wird", sagte er. „Um dies herum gibt es unterschiedliche Zuständigkeitsregeln. Käufer müssen das Zertifikat aufbewahren und warten, wenn sie jemals geprüft werden. “

Livingston erwähnte auch einen anderen Bereich, in dem Steuerbefreiungen bestehen: Unternehmenszonen.

"Eine Unternehmenszone ist ein geografisches Gebiet, das als besondere Ausnahme für den wirtschaftlichen Aufstieg bezeichnet wird, beispielsweise durch den Bau eines neuen Einkaufszentrums", sagte Livingston. "In diesem Fall dienen Ausnahmen als Anreize dafür, dass Unternehmen ins Geschäft kommen."

7. Richtige Steuerart berechnen

Die Umsatzsteuer (zwischenstaatliche Transaktionen) und die Nutzungssteuer des Verkäufers (zwischenstaatliche Transaktionen) können unterschiedlich sein. Daher ist es wichtig, die Art der zu erhebenden Steuer zu kennen.

"Unterschiedliche Transaktionen erfordern unterschiedliche Steuertypen, entweder Umsatzsteuer oder Umsatzsteuer des Verkäufers", sagte Livingston. "Die Umsatzsteuer bezieht sich auf Transaktionen zwischen Ländern und kann einen Satz haben, während die Nutzungssteuer des Verkäufers, die sich auf zwischenstaatliche Transaktionen bezieht, eine andere haben kann."

Je nach Steuertyp müssen Händler den korrekten Steuersatz erheben und das richtige Formular ausfüllen, wenn die Steuer abgeführt werden muss.

„Händler können manchmal für beide Steuerarten dasselbe Formular verwenden, müssen jedoch je nach Gerichtsbarkeit unterschiedliche Formulare verwenden“, sagte Livingston. "Es ist wichtig, dass sie korrekt einreichen, um Strafen und Interesse zu vermeiden."

8. Kennen Sie das Risiko bei Rücksendungen

"Es gibt umsatzsteuerspezifische Rückgaben, die Verwendung von Verkäufern und die verbrauchsteuerpflichtige Rückgaben", sagte Livingston. „Diese Formulare zu finden, zu verwenden und ordnungsgemäß zu übermitteln, ist eine entmutigende und mühselige Aufgabe, die mit potenziellen Fehlern und Risiken gefüllt ist. Elektronische Einreichung und elektronische Zahlungen erhöhen den Prozess und das Risiko.

Livingston wies auch darauf hin, dass ein Kunde, der etwas von einem Online-Einzelhändler gekauft hat, der nicht über einen Nexus verfügt und keine Steuer erhoben hat, die Verbrauchsteuer auf den Kauf zahlen muss.

9. Audit-Auslöser verstehen

Der letzte Punkt auf der Liste hat mit Audits zu tun, etwas, das kein E-Commerce-Händler will, der aber laut Livingston irgendwann durchlaufen muss. Einzelhändler müssen daher wissen, welche Art von Maßnahmen eine Prüfung auslösen.

"Ein erheblicher Prozentsatz der befreiten Verkäufe, große Änderungen (Erhöhung oder Verminderung) der Umsatzsteuer und verspätete Einreichung können eine Prüfung auslösen", sagte Livingston. „Es geht nicht darum, ob Sie auditiert werden, sondern wann. Der Steuermann kommt. "

Livingston empfahl kleinen E-Commerce-Unternehmen, mit einem vertrauenswürdigen Steuerberater zusammenzuarbeiten - entweder einem CPA- oder einem Umsatzsteuerexperten, um ein besseres Verständnis des Compliance-Prozesses zu erlangen.

"Die Einhaltung der Umsatzsteuer ist ein sehr komplexes Thema, für das jemand mit Know-how benötigt wird", sagte er. "Händler sollten sich von einem vertrauenswürdigen Berater beraten lassen."

Drucken Sie diese Checkliste zur Einhaltung der Verkaufsbedingungen aus, um die wichtigsten Überlegungen auf den Punkt zu bringen:

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