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Excel-Tabellen sind seit vielen Jahren ein fester Bestandteil sowohl in beruflichen als auch privaten Kreisen für das Organisieren, Berechnen und Präsentieren von Daten.

Sie sind ein universell einsetzbares Werkzeug für eine Vielzahl von Anwendungen, z. B. zur Überwachung der Finanzdaten des Unternehmens und zur Verwaltung des Inventars.

Es gab keine einzige technologische Entwicklung, die Tabellenkalkulationen (außer laufenden Updates von Microsoft Office und ähnlichen Konkurrenten wie Google Docs) ersetzen konnte. Daher bleiben Tabellenkalkulationen aktiv.

Für viele Zwecke sind Tabellenkalkulationen immer noch von Wert, aber es gibt eine Reihe von Ineffizienzen, die sie daran hindern, die Kraftwerke zu werden, die sie einst waren.

Gründe, warum Sie keine Kalkulationstabellen mehr verwenden sollten

Wenn Sie ein eingefleischter Spreadsheet-Fan sind, schütteln Sie wahrscheinlich den Kopf, wenn Sie sie aufgeben. Es gibt jedoch einige wichtige Gründe, warum Sie Ihre Abhängigkeit von Tabellenkalkulationen insgesamt reduzieren sollten:

1. Tabellenkalkulationen sind anfällig für Fehler. Laut System ID weisen fast 90 Prozent aller Tabellenkalkulationen Fehler auf. Dies kann eine falsche Formel, eine falsch gemeldete Zahl oder eine ineffiziente Formatierung sein, die zu Fehlinterpretationen führt. Natürlich ist dies nicht die Schuld von Tabellenkalkulationen - es ist die Schuld der Menschen, die sie verwalten. Eine Reihe von Tabellenkalkulationsfunktionen - wie beispielsweise die Einfachheit, die Formbarkeit, das Fehlen von Abwägungen und die mangelnde Kommunikation - machen es jedoch für die Menschen einfacher, diese Fehler zu machen. Da Tabellenkalkulationen häufig für wertvolle oder vertrauliche Informationen verwendet werden, kann hier schon ein einzelner Fehler kostspielig sein, so dass sich das Risiko nicht lohnt.

2. Es gibt keine klaren Formatierungsregeln. Excel bietet Ihnen unzählige Möglichkeiten, wie Sie Zellen, Zeilen und Spalten formatieren und sogar, wie Zahlen und Daten im Arbeitsblatt dargestellt werden. Auf den ersten Blick scheint das ein tolles Feature zu sein - aber aufgrund der Vielzahl an Optionen gibt es keine klare Regel dafür, was für bestimmte Anwendungen „richtig“ oder „falsch“ ist. Es gibt einige Vorlagen in Excel, aber auch hier gibt es keine Standardformatierung, der alle Ihre Mitarbeiter, Partner und Kunden folgen können. Die für Sie sinnvolle Formatierung ist für andere möglicherweise nicht sinnvoll. Dies kann zu Verwirrung und Kompatibilitätsproblemen führen, wenn Sie versuchen, Daten an andere Parteien zu übermitteln.

3. Es ist zu allgemein, um für die meisten Aufgaben relevant zu sein. Die Stärke von Tabellenkalkulationen ist ihre Vielseitigkeit - aber das kann auch eine Schwäche sein. Tabellenkalkulationen sind eine Art „Alleskönner, Meister aller“. Sie sind in der Lage, eine Reihe verschiedener Anwendungen auszuführen, sind jedoch nicht die ideale Lösung für eine bestimmte Funktion. Aufgrund der Vielfalt an technologischen Tools, die speziell für einzelne Funktionen entwickelt wurden, sind Tabellenkalkulationen in praktisch jeder Anwendung, die Sie sich vorstellen können, überlegen. Es ist, als würde man in ein Spezialitätenrestaurant gehen, anstatt eines, das von jeder Küche etwas bietet - diese Spezialisierung macht das fertige Produkt überlegen.

4. Es kann jeweils nur eine Person eine Tabelle verwenden. Dies ist eine subtile, aber starke Schwäche der Tabellenkalkulation. Zu einem bestimmten Zeitpunkt kann nur eine Person an einer Tabelle arbeiten. Selbst bei cloudbasierten Tabellenkalkulationsoptionen kann im Allgemeinen nur eine Person aktive Änderungen vornehmen, während die anderen mit einer Nur-Ansicht-Kopie arbeiten. Dies macht es für Ihr Team äußerst schwierig, in aktiver Kommunikation zu bleiben oder an einem einzelnen fertigen Produkt zusammenzuarbeiten. In unserer modernen Welt mit Remote-Mitarbeitern und ausgefeilterer Technologie benötigen Sie mehr Lösungen für das einfache kollaborative Management.

5. Echtzeit-Updates sind nicht möglich. Laut Forrester Research gehören Echtzeit-Daten-Streaming und -Updates zu den wichtigsten aufstrebenden Technologien im Einzelhandel (sowie in einer Reihe anderer Branchen). Angesichts des verfügbaren Informationsvolumens und der zunehmenden Nachfrage der Benutzer bewegen sich Dinge wie Bestandsverfolgung und Kundendaten in Richtung Echtzeit-Streaming für eine schnellere und genauere Bereitstellung von Informationen. Tabellenkalkulationen sind für Echtzeitupdates nicht förderlich. Sie können für die automatische Aktualisierung nicht in andere Systeme integriert werden. Wie wir bereits gesehen haben, kann jeweils nur ein Benutzer Änderungen vornehmen. Echtzeit-Updates sind viel wertvoller.

Was Sie stattdessen verwenden sollten

Es gibt also viele gute Gründe, auf die Verwendung von Tabellenkalkulationen zu verzichten, aber das lässt Ihre Bedürfnisse nicht verschwinden. Sie müssen immer noch den Bestand verfolgen. Sie müssen immer noch Finanzdaten melden, und es besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihre alten Materialien auf einfache Weise in ein neues System umwandeln können. Was könnte den Platz einer Kalkulationstabelle einnehmen?

Die einfache Antwort ist spezialisierte Software. Es gibt Tausende von Arten von Tracking- und Management-Software, von denen einige viele Anforderungen abdecken (wie Team Collaboration-Software) und einige, die sich in einer fokussierten Nische (wie Buchhaltungssoftware) befinden. Am besten wählen Sie eine Suite von Softwareservices à la carte, die am besten auf die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist. Es gibt keine einheitliche Lösung (weshalb Tabellenkalkulationen veraltet sind). Schauen Sie sich also um und prüfen Sie Ihre Optionen sorgfältig.

Kalkulationstabelle


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